Wie in unserem Blogbeitrag Mit Objectives and Key Results (OKR) das Bewusstsein für die Strategie schaffen ausgeführt bietet das Management Framework Objectives & Key Results unterschiedliche Möglichkeiten und Vorteile. Insbesondere die Verdeutlichung des eigenen Beitrags über die OKRs bis hin zur übergreifenden Strategie bildet dabei einen enormen Mehrwert. Um jedoch diese potentiellen Mehrwerte zu heben, sind einige Herausforderungen zu meistern, die nachfolgend näher ausgeführt werden.

Wie werden OKRs sichtbar gemacht?

Eine Grundvoraussetzung für den Erfolg von OKR ist Sichtbarkeit: Die übergeordneten Hierarchieebenen machen ihre OKRs dabei ebenso sichtbar wie die nachgeordneten Hierarchieebenen. Aber wie lässt sich diese Sichtbarkeit übersichtlich sicherstellen? Während bei kleineren Organisationen mit wenigen Hierarchieebenen und Teams an einem Ort möglicherweise Whiteboards ausreichen – was in Zeiten von intensivem Home Office mit weiteren Herausforderungen verbunden ist – stehen spätestens Organisationen vor Herausforderungen. Oftmals wird hier auf einen Klassiker der Office-Programme zurückgegriffen: Microsoft Excel. Aber auch Excel stößt bei dutzenden, schnell hunderten von Objectives, Key Results und möglicherweise Initiatives an seine Grenzen. Ebenso ist es nur bedingt möglich, Rechte und Rollen umzusetzen und somit den Mitarbeitenden selbst die Möglichkeit zu geben OKRs zu pflegen. Ebenso ist es nicht oder nur eingeschränkt möglich, geführte Prozessabläufe zu hinterlegen, um beispielsweise Genehmigungen abzubilden.

Prozesse und Werkzeuge unterstützen die OKR-Gedanken in der Praxis

Wie also lassen sich OKRs auch in großen und verteilten Organisationen sinnvoll prozessual und technisch unterstützen, um die Mehrwerte zu generieren? Zunächst muss geklärt werden, welche übergreifende Zielsetzung mit der Einführung von OKRs erreicht werden soll. Hieran schließt sich dann eine grundlegende Definition der fachlichen Grundlagen an, woraus in der Folge Abläufe für die Verwendung von OKRs in der Organisation definiert werden. Nach der Definition der Prozesse stellt sich zwangsläufig die Frage, wie die OKRs sichtbar gemacht werden. Ebenfalls stellt sich hier die Frage, wie die Abläufe unterstützt und möglicherweise auch geführt werden. Hier empfiehlt sich eine Software, die zentral die Strukturen abbildet, Sichtbarkeit und Nachvollziehbarkeit herstellt und zugleich überall verfügbar ist.

Ausgangsbasis für eine individuell passende Softwarelösung

Um all diesen Herausforderungen und Anforderungen zu begegnen, haben wir auf Basis der Microsoft Power Platform eine Softwarelösung für die Abbildung von OKRs und den zugehörigen Abläufen entwickelt. Hierbei handelt es sich um eine App, die den Kern von OKRs abbildet: Objectives und Key Results. Ebenfalls sind Initiatives als konkrete Maßnahmen und weitere Grundbestandteile mit abgebildet. So lassen sich aus den strategischen Zielen in beliebigen Ebenen (bspw. Hierarchieebenen) Objectives und zugeordnete Key Results erfassen und nachverfolgen. Eine solche Darstellung der Objectives mit ihren zugeordneten Key Results zeigt die folgende Animation: Es ist auf einen Blick erkennbar, welche Schlüsselergebnisse auf welche Ziele einzahlen.

In der Folge wird eine eindeutige Nachvollziehbarkeit erreicht, welche Maßnahmen (Initiatives) zu welchen Schlüsselergebnissen (Key Results) führen, wie Schlüsselergebnisse auf Zielsetzungen (Objectives) einzahlen und wie die Objectives wiederum auf übergeordnete strategische Ziele beziehungsweise Key Results einzahlen. So lässt sich die Transparenz erreichen, die eine wesentliche Stärke von OKRs ist und gleichzeitig über ein übergreifendes Rechte- und Rollenkonzept sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden die jeweils relevanten Inhalte bearbeiten können. Zusätzlich stehen umfangreiche Berichts- und Auswertungsfunktionen bereits in der Basissoftware zur Verfügung, um den aktuellen Fortschritt auf unterschiedlichsten Ebenen sichtbar zu machen. In der folgenden Animation ist zu sehen, wie beispielsweise die Informationen zu einem Key Result erfasst werden können und wie eine mögliche Darstellung der Schlüsselergebnisse erfolgen kann.

Neben den Funktionalitäten, mit denen wir die Basisanwendung ausgestattet haben, lässt sich diese Ausgangssoftware auf Basis von No-Code und Low-Code um weitere Bestandteile ergänzen. So lässt sich die App auf Basis der Power Platform einfach an die individuelle Ausgestaltung der OKRs in der jeweiligen Organisation anpassen. Eine vollständige Integration in die vorhandene Microsoft 365 Landschaft ist problemlos möglich, ebenso können vorhandene Microsoft Lizenzen genutzt werden. Durch die Verwendung von Microsoft Standardsoftware ist dabei eine beraterunabhängige Wartung und Erweiterung möglich.

Unser Ansatz für die Begleitung Ihrer Veränderung bei der Einführung von Objectives and Key Results