Self-Service Business Intelligence (BI) – Datenanalyse für Jedermann?

Seit Anfang der 2000er Jahre gewinnt Self-Service Business Intelligence immer mehr an Bedeutung. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass Self-Service BI eine Antwort auf die Forderung der Fachabteilungen nach mehr Unabhängigkeit und Flexibilität liefert. In Zukunft sollen immer mehr Personen in der Lage sein auch ohne technisches Verständnis Daten selbst zu analysieren und individualisierte Berichte zu erstellen. So lässt sich das BI in drei verschiedene Ebenen einteilen.

Ursprung des Business Intelligence - Corporate/Technical BI

Die unterste in der Abbildung dargestellte und im zeitlichen Verlauf erste "Welle" ist das Corporate BI, das heute auch noch stark vertreten ist. Es gibt ein standardisiertes Berichtswesen, dass verschiedene Standardberichte für die einzelnen Entscheidungsträger erstellt. Die Bereitstellung erfolgt oft durch eine IT oder BI-Abteilung. Informationen, die nicht durch die Standardberichte abgedeckt werden, müssen separat angefragt werden.

Möchte ein Abteilungs- oder Projektportfolioleiter beispielsweise wissen, wie viel Kosten seine Projekte bis zum heutigen Tag im Quartal generiert haben, so muss er eine Anfrage an den Experten stellen. Der Experte bearbeitet diese und sendet seine Auswertung zurück an den Abteilungs- oder Projektportfolioleiter.

Ein großes Problem dieses Vorgangs ist die fehlende Flexibilität und Genauigkeit. Denn zum einen ist der Prozess relativ langsam. Die Anfrage muss zuerst einmal formuliert, dann übermittelt und nachfolgend bearbeitet und wieder zurückgeschickt werden. Eventuell bedarf es sogar einer kurzen Erklärung. Zum anderen führen mehrere Anfragen schnell zu einer Überforderung der BI-Abteilung.

Allerdings stellt auch das Einbeziehen einer fachfremden Abteilung an sich ein Problem dar. Durch unklare Formulierungen der Entscheidungsträger und fehlender Fachkenntnis der IT-Abteilung kommt es zu Fehlern. Aber auch, weil die Entscheidungsträger im Bereich des Berichtswesens unwissend sind. Der Abteilungsleiter weiß oft nicht, welche Fragen überhaupt gestellt werden könnten. So wird Analysepotential durch Beschränkung der Abfragen auf elementare Fragestellungen verschenkt.

Business Intelligence mal einfach - Self-Service BI

Im späteren zeitlichen Verlauf begann sich Anfang der 2000er Jahre der Self-Service-Ansatz im Berichtswesen zu verbreiten. Das klassische Data Warehouse stand zunehmend vor dem Problem, die ständig wachsende Anzahl an verschiedenen Daten zu verwalten. Daher entwickelte sich das Modern Data Warehouse, dass oft Gebrauch von Cloudspeichern machte. Hier wurden die Daten nicht mehr relational und tabellarisch, sondern in einem Data Lake gepeichert. Dieser erlaubt das Abspeichern von verschiedenen Datentypen. Dadurch mussten die verschiedenen Daten nicht mehr in Relation zueinander und in einem einheitlichen Datenformat vorliegen.

Für das Berichtswesen bedeutet das, dass alle Daten an einem Ort zu finden sind, dem Data Lake. Daher bedarf es nach der Einrichtung keiner Experten mehr, die sich zunächst mit den einzelnen Datenquellen verbinden, um einen Bericht zu erstellen. BI-Werkzeuge wie Microsoft Power BI können dadurch von einem Power User zur Pflege und Weiterentwicklung genutzt werden.

Das bedeutet, dass in der Theorie jede Fachabteilung eine Anzahl an Power Usern ausbilden kann, die neben den eventuell schon bestehenden Standardberichten auch spezialisierte Abfragen erstellen könnten. Diese Power User vermindern dadurch den Flaschenhals hoch spezialisierter Experten aus der ersten "Welle". Denn nun stellen einzelne Entscheidungsträger ihre Abfragen an die Power User. Des Weiteren gibt es keine fachfremde Abteilung mehr, die den Prozess verzögert und nicht weiß welche Daten eventuell noch interessant sind.

Allerdings gibt es in vielen Unternehmen Probleme, diesen Self-Service-Ansatz zu verfolgen. Laut einer Studie sind die Befragten oft nicht davon überzeugt, dass sie das benötigte Know-how haben, obwohl sie wissen, dass die Möglichkeit besteht, die Aufgabe selbst zu erledigen. Weitere Gründe waren, dass sie eine professionelle Meinung befürworten, nicht genug Zeit oder schlicht weg nicht die Geduld haben.

Business Intelligence für Jedermann! End User BI

Das End User BI stellt die dritte "Welle" und das Ziel, auf das Microsoft hinarbeitet dar. Jedem Endanwender soll es möglich sein, Abfragen an die Daten zu stellen, ohne dafür technische Kenntnisse haben zu müssen.

Die Auswertung könnte hier zum Beispiel durch ein gut trainiertes Machine Learning Programm geschehen, dass automatisch auf Basis der Projektinformationen erkennt, welche Informationen für den Entscheidungsträger relevant sind. Diese werden dem Entscheidungsträger präsentiert. Eine andere Möglichkeit, die sich bereits in Microsoft Power BI finden lässt, ist die Abfrage in natürlicher Sprache. Hierbei stellt ein Endanwender eine Frage wie er sie einer Person stellen würde. Auf Basis dieser Frage wird dann ein individueller Bericht erstellt.

Welches BI passt für mich?

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass keine der "Wellen" besser als eine andere ist. Jede "Welle" befriedigt einen anderen Kundenkreis mit deren spezifischen Anforderungen. Die "Wellen" unterscheiden sich vor allem in den Punkten Flexibilität, Individualisierbarkeit und Einstiegshürden, bis ein Benutzer mit dem System umgehen kann. Hinzu kommt, dass die modernen BI-Werkzeuge noch nicht ganz den Ansprüchen des End User BI entsprechen.

Daher setzen sich unsere Experten mit Ihnen zusammen, um das richtige Tool für Ihre Ansprüche zu finden. Durch unsere langjährige Erfahrung im Bereich Projektmanagement können wir mit Ihnen die individuellen und praxisrelevanten Daten identifizieren und ein optimiertes Reporting aufbauen.