Microsoft Dynamics 365 Project Operations

Noch mehr Project durch Dynamics-Integration - Vom Lead zum erfolgreichen Projekt

Im Juli 2020 stellte Microsoft die neue Dynamics 365-Anwendung Project Operations vor. Wofür steht Project Operations, wie positioniert sich Project Operations und welche Anwendungsbereiche lassen sich abbilden? Dieser Blogartikel gibt dazu einen ersten Einblick in die neue Welt von Project Operations.

Project Operations setzt sich aus den folgenden drei Teilkomponenten zusammen:

Mit der Kombination dieser Einzelanwendungen bietet Project Operations eine umfassende Gesamtlösung für die Kombination von Vertriebs-, Ressourcen- und Projektmanagement sowie den begleitenden Controlling-Funktionen in einem Werkzeug.

Was bietet Project Operations?

Mit Project Operations lässt sich ein kompletter Projektlebenszyklus vom ersten Kundenkontakt über die Angebotsphase, die Beauftragung bis zur Planung und Steuerung abbilden. Dies geschieht in der Vertriebsphase mit allen Funktionen aus der Angebotsphase, bestehend aus Budget- und Ressourcenplanung und im Weiteren ergänzt mit kaufmännischen Funktionen im Projekt-Controlling und der Projektabrechnung.

Die Funktionsbereiche kurz aufgelistet:

• Vertriebsphase - Vom ersten Kundenkontakt lässt sich der Lead zur Verkaufschance entwickeln. Dabei können alle aus Dynamics CE (Customer Engagements) bekannten Funktionen angewendet werden.
  
  
• Projektplanung - Das avisierte Projekt kann über die Vertriebsphase vom Groben bis zur Angebotsphase und Beauftragung als klassischer Projektstrukturplan aber auch agil als Kanban geplant werden.
  
  
• Ressourcenplanung - Bereits während der Vertriebsphase können generische Ressourcen budgetiert und später durch tatsächliche Teams oder auch Mitarbeiter gestafft werden. Dazu stehen umfangreiche Funktionen für das Skill-Management zur Verfügung.
  
  
• Team-Zusammenarbeit - Project Operations lässt sich einfach mit Teams und anderen Microsoft 365-Apps kombinieren, so dass das Projektteam über den gesamten Prjektlebenszyklus kommunizieren und gemeinsam an allen relevanten Aspekten eines erfolgreichen Projekts zusammenarbeiten kann.
  
  
• Rückmeldung und Kosten-Controlling - Mit der Zuordnung von Projektmitarbeitenden auf Arbeitspakete, können diese komfortabel ihre Leistungen aber auch Kosten in der Projektdurchführung zurückmelden und abrechnen. Durch die Kombination mit Dynamics 365 Finance stehen umfangreiche kaufmännische Funktionen für ein umfassendes Projekt-Controlling zur Verfügung.
  
  
• Project Accounting - Die im Rahmen des beauftragten Projekts erbrachten Leistungen können individuell mit dem Projektauftraggeber abgerechnet werden. Project Operations bietet hier auch die Wahl oder auch Kombination von Projektabrechnungen nach Festpreis oder nach Time & Material.
  
  
• Berichtswesen - Durch die Integration in die Microsoft-Welt lassen sich alle Daten aus Project Operations per Microsoft Power BI automatisiert oder auch individuell in Berichtsform aufbereiten.

Integration und Erweiterung

Project Operations basiert technisch auf Common Data Service. Common Data Service for Teams ("Project Oakdale") ist die zentrale Datenplattform für alle aktuellen und zukünftigen Microsoft Business-Applikationen. Durch die Microsoft-Zusammenarbeit mit der "Open Data Initiative" an der sich z. B. auch SAP und Adobe beteiligen, ist so die Basis für zukünftig vereinfachte Schnittstellen zu Drittsystemen vorbereitet. Siehe auch Project Oakdale.

Die Microsoft Power Platform basiert ebenfalls auf Common Data Service for Teams ("Project Oakdale"). Mit den Komponenten der Power Platform, Power Apps, Power Automate und Power BI lassen sich diverse Erweiterungen, Schnittstellen und Reporting-Lösungen für Project Operations entwickeln und dies teilweise mit "Low oder auch No Code".

Durch die Power Platform lassen sich umfangreiche weitere Projektmanagement-Werkzeuge integrieren. Project for the web passt nicht unbedingt für jeden Projekttyp. Es gibt ja auch noch Project Online, DevOps, Jira und viele mehr. Statt eines Projektmanagement-Monolithen nutzt jeder für die operative Planung und Steuerung das beste Werkzeug für die besten Projektergebnisse. Mit Project Operations und der Power Platform lässt sich eine unternehmensweite PM und PPM-Lösung für die Integration verschiedenster Projekttypen und Werkzeuge realisieren. https://www.solvin.com/microsoft-power-platform/. 

Warum Dynamics, wenn SAP schon im Einsatz ist?

Microsoft stellt mit Dynamics ein ERP-System bereit, welches in einigen Bereichen mit SAP konkurriert. Besteht nicht die Gefahr, dass mit Project Operations eine Parallelwelt aufgebaut wird? Es kommt drauf an. Der Funktionsumfang von Project Operations lässt sich anpassen und auf jeden Fall auch je nach Anforderung skalieren. Durch den Common Data Service for Teams Standard können wie beschrieben beliebige Schnittstellen bereitgestellt werden. So kann Project Operations durchaus auch unterhalb von einem führenden SAP eingesetzt werden und bietet trotzdem mehr Funktionen als ein einfaches reines Projektmanagement-Werkzeug.

Abgrenzung Project Online oder Project Server versus Dynamics Project Operations

Project Operations ist vor allem für die Unternehmen interessant, für die Project Online oder auch Project Server im Anforderungsbereich Projekt-Controlling und Abrechnung keine ausreichenden Funktionen bereitgestellt hatte. Die Abgrenzung zu den „klassischen Projektmanagement-Werkzeugen“ Project Server und Project Online lässt sich wie folgt beschreiben:

• Project Online und Project Server
  Project steht für klassisches Wasserfall-Projektmanagement, die Planung und Steuerung von Projekten in Anpassung an verschiedenste Projekttypen und damit Workflows nach individuellen Vorgehensmodellen. Dazu kommt ein vorgangsbasiertes Ressourcenmanagement und Funktionen für das Projektportfoliomanagement. Übergreifend ist Project in SharePoint eingebettet und bietet so auch die Verarbeitung von projektbegleitenden Dokumenten und weiteren Informationen.
  
  
• Project Operations
  Die Abgrenzung von Project Operations zum klassischen Project ist recht einfach: Die umfangreiche Planung auch von sehr kleinteiligen und komplexen Projekten mit entsprechender Vernetzung von Arbeitspaketen ist nicht der primäre Fokus. Das eingebettete Project for the web bietet derzeit eher noch rudimentäre Funktionen für die Planung von Arbeitspaketen. Dafür bietet Project Operations alles für das Projekt-Controlling, die Abbildung eines vollständigen Sales-Prozesses und die Abrechnung von Leistungen aus dem Projekt. Hinzu kommen leistungsfähige Funktionen für die Budgetierung und Abrechnung von Ressourcen.

Übergreifend positioniert Microsoft die Anwendung Dynamics Project Operations sehr stark für Projekte aus dem Dienstleistungsumfeld. Dies sollte jedoch keine Einschränkung sein, da auch Projekte in Produktion und Fertigung etc. umfassende Anforderungen an Abrechnung und Controlling von Ressourcen haben. Für eine genaue Festlegung auf Branchen und Anwendungsfelder ist es möglicherweise noch zu früh!? Schließlich werden alle vorgestellten Funktionen von Project Operations erst im Laufe der nächsten Wochen und Monate verfügbar sein.

Wie geht es weiter?

Project Operations ist am werden! Mit der jetzt bereits verfügbaren Preview lässt sich bereits ein tiefergehender Einblick in den Funktionsumfang und die Arbeitsweise von Project Operations erkennen. Dies kann für viele Unternehmen bereits eine interessante Wissensgrundlage für eine Roadmap für eine zukünftige Microsoft-Standard-Software basierte PM und PPM-Landschaft bieten.

Möchten Sie mehr über Project Operations wissen, haben Sie Interesse an einem ersten Austausch über Project Operations und seine Funktionen? Sprechen Sie uns gern an.

Quelle: Microsoft