Earned Value Analyse mit Microsoft Project Professional
Im Projektcontrolling ist die integrierte Fortschrittsbewertung anhand der Termin-und Kostensituation, auf Basis von relativen Kennzahlen, ein wichtiges Instrument. Dieses Vorgehen wird Earned Value Analyse bzw. Leistungswertanalyse genannt. Die Earned Value Analyse ist für jedes Unternehmen wichtig – doch wie kann dieses Controllinginstrument effizient in Projekten eingesetzt werden?
Microsoft Project stellt standardmäßig eine Reihe von Feldern zur Verfügung, die Sie im Rahmen der Leistungswertanalyse benötigen.
Um die Earned Value Analyse mit Project umfassend nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Ein Basisplan für das aktuelle Projekt muss gespeichert sein (welcher der elf möglichen Basispläne für die Berechnung genutzt werden soll, kann individuell eingestellt werden )
- Die Kostenplanung sollte vorgangsbezogen, inklusive gepflegter Stundensätze von Ressourcen, Materialkosten und gegebenenfalls Kostenressourcen, durchgeführt werden.
Die zentrale Formel der Earned Value Analyse berechnet, welche Kosten beim aktuellen Fertigstellungsgrad angefallen sein sollten:
Earned Value = Geplante Kosten * Fertigstellungsgrad
Als Konsequenz dieser Formel gibt es einen weiteren Punkt, der im Vorfeld zu klären ist: Welches Feld wird zur Ermittlung des Fortschritts genutzt? Standardmäßig wird das Feld „% abgeschlossen“ für die Berechnung der Leistungswertanalyse-Felder verwendet. Da „% abgeschlossen“ jedoch, wenn keine Rückmeldungen vorhanden
sind, auf der verstrichenen Dauer des Projekts basiert, ist seine Verwendung kritisch, denn die Idee der Earned Value Analyse sieht vor, dass Vorgänge erst dem Earned Value zugeschrieben werden, wenn der Vorgang zu 100%abgeschlossen ist.
Die Verwendung des Felds „% physisch abgeschlossen“ ist aufwendiger, da es manuell gepflegt werden muss, jedoch sind die Ergebnisse mehr im Sinne der ursprünglichen Idee der Earned Value Analyse. Um der ursprünglichen Idee der Earned Value Analyse zu folgen, würde das Feld „% physisch abgeschlossen“ nur zwei Werte annehmen: 0% vor und während der Bearbeitung des Vorgangs, 100% nach vollständigem Abschluss des Vorgangs. Es sind je nach Prozess aber auch Zwischenlösungen, die der „Status-Schrittmethode“ folgen (0%, 50% und 100% oder 0%, 25%, 50%, 75%, 100%) denkbar. Jedoch ist es bei dieser Methode sehr wichtig zu klären, was welcher Wert bedeutet, so dass ein Vergleich zwischen verschiedenen Projekten möglich ist. 50% abgeschlossen muss in jedem Projekt, in jedem Vorgang die gleiche Bedeutung haben. Ein weiteres Risiko, welches bei dieser Methode zu bedenken ist, ist die Möglichkeit, dass alle Werte zwischen 0% und 100% eingetragen werden können. Der Prozess der Fortschrittsbewertung sollte daher organisatorisch geklärt werden, das heißt, welche Werte sollen gepflegt werden und welche Bedeutung haben die einzelnen Werte. Mit diesem Vorgehen kann zum Beispiel auch das 90%-Phänomen vermieden werden, das heißt alle Vorgänge stehen bei 90% und die restlichen 10% dauern noch ewig.
Sie haben die Möglichkeit für jedes Projekt und bei Bedarf auch für jeden Vorgang individuell einzustellen, welches Feld zur Berechnung der Earned Value-Werte verwendet werden soll. Unsere Empfehlung in dieser Hinsicht ist, bei Vorgängen die ein bestimmtes Ergebnis als Ziel haben (zum Beispiel dem Vorgang „Konfiguration des Systems“) das Fortschrittsfeld „% physisch abgeschlossen“ zu verwenden. Im Gegensatz dazu empfiehlt sich bei „Hammock Vorgängen“ (wie zum Beispiel dem Vorgang „Projektmanagement“, der sich über die gesamte Dauer des Projekts erstreckt) „% abgeschlossen“ zu verwenden, da bei dieser Art von Vorgängen periodisch Kosten entstehen und sich der Fertigstellungsgrad analog der Dauer erhöht.
Konfigurieren können Sie die Berechnungsmethode auf Projektebene über „DATEI“ – „OPTIONEN“ – „ERWEITERT“ -„STANDARD-ERTRAGSWERTMETHODE FÜR VORGÄNGE“. In diesem Dialog können Sie auch über „BASISPLAN FÜR
ERTRAGSWERTBERECHNUNGEN“ definieren, welcher Basisplan zu Berechnung verwendet werden soll (siehe Abbildung).
Für einzelne Vorgänge können Sie die Berechnungsmethode abweichend über „INFORMATIONEN ZUM VORGANG“ -„ERWEITERT“- „ERTRAGSWERTMETHODE“ einstellen (siehe Abbildung).
Die für die Leistungswertanalyse benötigen Felder können entweder in einer benutzerdefinierten „Earned-Value“ Ansicht zusammengefasst oder über die in Project integrierten Standard-Tabellen angezeigt werden. Die integrierten Standardtabellen erreichen Sie über den Menüband-Reiter „ANSICHT“, im Bereich „DATEN“-„TABELLEN“- „WEITERE TABELLEN“. Hier können Sie die unterschiedlichen „Ertragswert“-Tabellen auswählen (siehe Abbildung).
Folgende Felder stehen Ihnen im Standard für die Earned Value Analyse zur Verfügung:
Die in Microsoft Project berechneten Werte können anschließend zur weiteren grafischen Analyse in einem Bericht dargestellt werden. Diesen Bericht können Sie über den Reiter „PROJEKT“ – „GRAFISCHE BERICHTE“ – „Bericht: Ertragswert über einen Zeitraum“ aufrufen (siehe Abbildung):
In diesem Bericht haben Sie die Möglichkeit, über eine hinterlegte Pivot-Tabelle, unterschiedliche Werte und Felder anzeigen zu lassen.
Bei einer bestehenden Verbindung zu einem Microsoft Project Server können die Werte auch als Basisdaten für SQL-Reports oder Excel-Services Anwendungen verwendet werden, um individuelle grafische Auswertungen zu erstellen oder weiterführende Prognosen und Analysen durchzuführen.
