Critical Chain Project Management (CCPM) – Bringen Sie Ihre Projekte zum Fliegen

Zeitreserven übergreifend denken: Bildung eines Projektgesamtpuffers an Stelle von individuellen Pufferzeiten

Bei der Schätzung der Dauer von Arbeitspaketen wird von Mitarbeitern, die als zuverlässig gelten wollen, ein Puffer für mögliche Störungen einkalkuliert. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass auch bei ausbleibenden Störungen die einzelnen Arbeitspakete nicht früher abgeschlossen werden. Vielmehr kommt es regelmäßig zu verspäteten Fertigstellungen, das Projekt verzögert sich.

Statt Puffer auf der Aufgabenebene zu vergeben, wird bei CCPM Puffer für das gesamte Projekt angesetzt. Für einzelne Arbeitspakete werden Zeitschätzungen ohne Puffer angegeben. Dadurch entstehen Effekte, wie man sie aus dem Timeboxing kennt: Mitarbeiter beginnen zügig mit der Bearbeitung eines Arbeitspakets und arbeiten aufgrund des eng gesteckten Zeitrahmens konzentrierter. Da sich auf Projektebene positive und negative Abweichungen in den Bearbeitungszeiten teilweise ausgleichen, kann der Projektgesamtpuffer geringer ausfallen als die Summe der Individualpuffer. Wichtig ist dabei, dass die Nichteinhaltung der Schätzungen nichts Außergewöhnliches ist. Dauert eine Aufgabe länger, wird die Zeit vom Projektpuffer abgezogen. Dauert sie kürzer, gewinnt das Projekt an Puffer. Fokus ist nicht die zeitgemäße Bewältigung aller Einzelaufgaben, sondern die termingerechte Fertigstellung des Projektes. Damit kann flexibler auf Veränderungen reagiert werden und die Zusammenarbeit wird gestärkt.

Überlastung vermeiden: Optimierung der Anzahl der Projekte im System

Viele Firmen bearbeiten zu viele Projekte gleichzeitig. Dem liegt ein fataler Denkfehler zu Grunde:

Mehr Input führt zu mehr Output. Hierbei werden jedoch die negativen Effekte von Multitasking übersehen, die ab einer gewissen Menge gleichzeitig bearbeiteter Projekte auftreten, sodass der Projektdurchsatz in Wirklichkeit sinkt.

CCPM optimiert den Füllgrad der Projektpipeline und vermeidet solche Effekte. Die Mitarbeiter können konzentriert und fehlerfrei arbeiten, die Effizienz, die Geschwindigkeit und die Mitarbeiterzufriedenheit steigen spürbar. Durch die geringere Anzahl an Projekten, die gleichzeitig in Bearbeitung sind, können sie die Mitarbeiter sehr stark in ihrer Arbeit fokussieren. Dadurch steigt die Geschwindigkeit der Projektbearbeitung überproportional an, sodass letztlich der Durchsatz deutlich erhöht wird - bei erfolgreicher Implementierung oft um mehr als 30 %. Wenn neue Projekte schneller gestartet werden können, steigert sich insgesamt der Projektdurchsatz und damit das Ergebnis des Unternehmens.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Grafische Elemente zur besseren Erfassung der Gesamtsituation

Aufgrund seiner Komplexität ist der Gesamtstatus eines Projektportfolios schwer fassbar. In der Folge verbringen Unternehmen viel Zeit damit, Prioritäten festzulegen und Handlungsanweisungen abzuleiten. Charakteristisch für diese Situation sind häufige Prioritätswechsel verbunden mit einer Unstetigkeit in der Steuerung der operativen Prioritäten, sodass die Mehrheit der Projekte weder zügig noch termingetreu abgeschlossen werden.

CCPM bestimmt über den Pufferverbrauch die Kritikalität jedes Projekts in Echtzeit. Über die grafische Darstellung von Pufferverbrauch zu Projektfortschritt - für ein Projekt oder das gesamte Portfolio - werden die Prioritäten intuitiv erkennbar. Projekte werden klar priorisiert und operative Handlungsanweisungen können zuverlässig abgeleitet werden. Dadurch steigt sowohl die Durchführungsgeschwindigkeit als auch die Termintreue im gesamten Portfolio.