Microsoft Lists
In Kürze werden Sie innerhalb von Microsoft 365 eine neue App entdecken können: Microsoft Lists. Microsoft Lists ist von Microsoft als eine Evolution von den aktuellen SharePoint Listen angekündigt worden. Listen helfen Ihnen, Ihre Arbeit zu organisieren und die wichtigsten Informationen nachzuverfolgen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.
Microsoft verfolgt mit der neuen Lists-App insbesondere drei Ziele:
- Einfach - Listen können leicht erstellt, geteilt und benutzt werden - und dies geräteübergreifend
- Smart - Durch einfach zu erstellende Formatierungen und Ansichten holen Sie schnell Ihre Kollegen optimal ab
- Flexibel - Eigene Regeln und Formulare können ohne Programmierkenntnisse schnell erstellt werden
Microsoft Lists bringt Ihre Listen an einem Ort zusammen
In SharePoint gibt es Listen an vielen Orten: SharePoint Intranet Sites, Project Online Projektwebsites oder Microsoft Teams Sites. Der Versuch, über all diese Listen eine persönliche Übersicht zu erhalten scheitert meistens. Umständlich hangeln wir uns regelmäßig durch unsere Favoriten, um alle Listen zu prüfen.
Endlich löst Microsoft löst dieses Dilemma! Die App Microsoft Lists liefert eine Übersicht über alle Listen an einem zentralen Ort und stellt Funktionen zur Verfügung, um mit allen Listen effizient zu arbeiten und sie mit anderen zu teilen.
Wie alle anderen Apps von Microsoft 365 kann Microsoft Lists links oben über den App-Launcher aufgerufen werden. Die Startseite zeigt eine Übersicht aller verbundenen Listen mit den folgenden Features:
- Neue Liste: Möglichkeit, eine Liste zu erstellen.
- Favoriten: Kachel-Übersicht der Listen, die als Favorit markiert wurden.
- Aktuelle Listen: Kachel-Übersicht der Listen, die vom Anwender vor kurzem besucht oder erstellt wurden. Diese enthält nicht nur neue Listen aus Microsoft Lists, sondern auch bestehende Listen aus SharePoint Sites oder Microsoft Teams Sites.
- Meine Listen: Kachel-Übersicht der Listen, die innerhalb von Microsoft Lists erstellt wurden und für welche der Speicherort "Meine Listen" (OneDrive) ausgewählt wurde.
Klickt der Anwender auf eine Kachel, wird die Liste im Kontext von Microsoft Lists geöffnet: die Ansichten wirken modern, die Navigation ist einfach gehalten und der Anwender kann immer wieder über die obere Leiste auf die Startseite zurückkehren.
Auf der Startseite können die Listen als Favorit markiert werden oder mit Kollegen geteilt werden.
Das Layout der Startseite ähnelt der von Microsoft Project als Einstiegsseite für Project for the web, Project Online und der Roadmap.
Neue und angekündigte Funktionen für Listen
Für das Erstellen von Listen stellt Microsoft einen Dialog mit neuen Optionen bereit:
- Neue Listen auf Basis von Vorlagen erstellen: Microsoft bietet acht Listenvorlagen mit vordefinierten Spalten, Ansichten und Formatierungen
- Listen aus bestehenden Listen erstellen: die Konfiguration einer bestehenden Liste (Spalten und Ansichten) wird in einer neuen Liste übernommen.
Die Optionen, leere Listen oder Listen aus Excel-Dateien zu erstellen, stehen weiterhin zur Verfügung.
Neu ist auch die Möglichkeit pro Liste eine Farbe und ein Symbol auszuwählen. Diese werden in den Kachel-Übersichten benutzt, um die verschiedenen Listen besser auseinander halten zu können.
Der Speicherort der Listen ist ebenfalls auswählbar:
- "Meine Listen" werden im persönlichen OneDrive gespeichert und können nachträglich mit anderen Personen geteilt werden.
- Listen können auch in bereits vorhandenen Sites angelegt werden, es gelten dann die Berechtigungen der Site (z. B. Teams Site).
In der Bearbeitung der Listen hat sich im Bereich Benutzerfreundlichkeit einiges verbessert, vor allem im Schnellerfassungsmodus (Quick Edit). Das Layout ist viel übersichtlicher, Zeilen können eine feste Höhe haben und die Spaltenbezeichnung sind beim Scrollen auf der Seite immer sichtbar (Sticky Headers). Ansichten, die in der bisherigen „neuen“ SharePoint-Erfahrung nicht existierten (wie z. B. Kalender, Kartenansicht…) werden ergänzt.
Natürlich können Listen wie gewohnt mit Power Automate und Power Apps erweitert werden.
Für weitere Releases sind u.a. folgende Funktionen angekündigt worden:
- Microsoft Lists als mobile App für iOS und Android
- Teams-Integration: moderne Ansichten können innerhalb eines Reiters in einem Teams-Kanal eingeblendet werden
- Listenelemente dürfen kommentiert werden, und die Kommentare sollten in Teams neue Unterhaltungen starten
- Mit der Hilfe von neuen, verfeinerten Regeln werden E-Mail-Nachrichten bei bestimmten Änderungen in der Liste gesendet
- Mit Low-Code Lösung (JSON) können Formulare angepasst werden, zum Beispiel mit Kopf- und Fußzeilen oder der Möglichkeit, die Felder über mehrere Spalten darzustellen
Rollout
Der Rollout von Microsoft Lists erfolgt automatisch ohne weitere Aktionen von ihren Administratoren.
Der Rollout der Startseite hat am 28. Juli 2020 begonnen und soll bis Ende August 2020 in allen Microsoft 365 Tenants abgeschlossen sein. Die Teams-App für eine Anzeige von Listen in Registerkarten wird voraussichtlich Ende Oktober 2020 herausgebracht.
Auch wenn im aktuellen Release noch nicht alle angekündigten Funktionen vorhanden sind, kann man Microsoft Lists schon als ein angenehmes Rebranding betrachten und einen guten Schritt in Richtung moderne Arbeitsweisen und der Integration innerhalb von Microsoft 365.
Quellen
Ressourcencenter: https://aka.ms/MSLists
Webinar: https://www.youtube.com/watch?v=HyBD_SOt_BQ&feature=youtu.be
