Verknüpfungen zwischen Vorgängen im Projektplan und Elementen der Projektwebsite
Bei der Arbeit mit Projektarbeitsbereichen des Microsoft Project Servers ist die Verknüpfung zwischen Aufgaben des Projektplans und Dokumenten, Risiken und Problemen ein hilfreiches Feature um unter anderem die Zusammenarbeit des Projektteams zu strukturieren und managen.
Die Verknüpfungsmöglichkeiten zwischen den einzelnen Elementen wurden unter Project 2013 erweitert. Wie bereits in der Version 2010 besteht die Möglichkeit, Elemente des SharePoint Projektarbeitsbereichs mit Vorgängen des Projektplans zu verknüpfen. Zusätzlich wurde die Möglichkeit geschaffen Verknüpfungen zwischen beliebigen SharePoint Elementen zu erstellen, welche auch projektübergreifend sein können.
Hierzu werden zum Beispiel in der Dokumentenbibliothek die Eigenschaften eines Dokuments angezeigt und über den Befehl „Verwandtes Element hinzufügen“ der Verlinkungsdialog geöffnet.
Im Verlinkungsdialog werden unterschiedliche Elemente zur Verlinkung mit dem gewählten Dokument angeboten.
Unter anderem besteht nun die Möglichkeit, die Dokumente den Aufgaben (Vorgänge des Projektplans) zuzuweisen. Neben dieser Verknüpfungsmöglichkeit wird im selben Fenster die Möglichkeit gegeben, das Dokument mit Risiken, Problemen oder anderen Dokumenten zu verlinken.
Eine weitere Neuerung sind die konfigurierbaren Filter und Anzeigemöglichkeiten im Verknüpfungsdialog. So kann zum Beispiel bei einer langen Aufgabenliste nach bestimmten Merkmalen oder Ansichten selektiert werden.
Die Verknüpfungserstellung ist von beiden Seiten möglich, das heißt das Dokument kann entweder mit dem Vorgang oder der Vorgang mit dem Dokument verknüpft werden.
Die gesetzte Verbindung zwischen den Elementen wird unter „Verwandte Elemente“ und „Siehe auch“ in den Eigenschaften dargestellt. Zudem wird die Verlinkung zwischen Vorgängen und Problemen und Risiken im Projektplan auf der Projektdetailseite im Project Server angezeigt.
Bei Klick auf das Symbol gelangt man zu den Informationen zum Vorgang (Detailansicht der Aufgabenliste der Website) mit den verwandten Elementen (Risiken, Probleme und Dokumente). Diese können durch Klick auf den Namen geöffnet
werden. Hier ist jedoch zu beachten, dass bei verknüpften Dokumenten auf Vorgangsebene im Terminplan kein entsprechendes Symbol angezeigt wird.
Im Project Center werden, wie in der Version 2010, die Symbole für verlinkte Dokumente, Risiken und Probleme angezeigt.
